Dépôt électronique des comptes annuels obligatoire au Luxembourg dès 2012
La loi du 19 décembre 2002 concernant le Registre de commerce et des sociétés (RCS) ainsi que la comptabilité et les comptes annuels prévoit une Centrale des bilans auprès du Statec.
Le rôle de la Centrale des bilans est de centraliser sous format électronique les informations comptables des entreprises : le bilan, le compte de pertes et profits et le solde des comptes selon le plan comptable normalisé (PCN).
Son autre rôle est de diffuser cette information financière dans le respect des conditions de publication prévues par la loi. Les données sont ainsi harmonisées et structurées informatiquement.
Pour permettre l’archivage des données sous format électronique dans la Centrale des bilans, le dépôt des comptes par voie électronique sera obligatoire à partir du 1er janvier 2012.
La Centrale des bilans doit également permettre aux entreprises :
- d’éliminer les demandes d’informations redondantes des différentes administrations ; la Centrale des bilans se chargeant de la diffusion des informations auprès des administrations et du public (dans les limites des publications prévues par la loi)
- de se renseigner plus aisément sur la situation et la stabilité financière de leurs partenaires, fournisseurs ou clients
- de mieux se positionner dans leur secteur et de mieux évaluer leur situation et leur évolution grâce aux dossiers d’analyse financière qui pourraient, à terme, être fournis par la Centrale des bilans
Dépôt électronique de la liasse comptable
Un règlement grand-ducal va prochainement déterminer la procédure de dépôt électronique à respecter selon l’entreprise concernée.
Entreprise soumise au PCN
L’entreprise soumise au plan comptable normalisé (PCN) doit, après s’être enregistrée sur la plateforme de Collecte des Données Financières (www.eCDF.lu) préparer et faire valider sa liasse comptable (bilan, comptes de profits et pertes et solde des comptes conforme au PCN) sur la plateforme eCDF :
- soit en utilisant les formulaires PDF standardisés
- soit sous format XML
Elle doit ensuite effectuer un dépôt de comptes électronique auprès du Registre de Commerce et des Sociétés (RCS) en indiquant que sa liasse comptable a bien été enregistrée sur la plateforme eCDF.
Le RCS récupère alors automatiquement les données comptables depuis la plateforme eCDF. L’entreprise peut éventuellement ajouter d’autres documents non structurés (annexes, rappport de contrôle, etc.) en format PDF libre.
Les données comptables structurées seront ensuite archivées et conservées sur support informatique par la Centrale des bilans.
La plateforme eCDF permet d’ores et déjà aux entreprises de s’informer sur la présentation des futurs formulaires et les règles de validation qui permettront de préparer leur liasse comptable.
Les développeurs d’outils “comptables” qui veulent réaliser une interface XML entre leur outil (outil comptable du marché ou outil interne) et le système eCDF peuvent demander un accès développeur sur la plateforme eCDF.
Entreprise non soumise au PCN
L’entreprise qui n’est pas soumise au PCN peut directement déposer ses comptes par voie électronique auprès du RCS sans passer par la plateforme eCDF.
Des formations spécifiques pour le dépôt électronique des comptes annuels doivent avoir lieu à partir de janvier 2012. Une assistance téléphonique sera offerte par le RCS et la Centrale des bilans du STATEC à partir de ce moment.
La Centrale des bilans est prévue par la loi du 19 décembre 2002 concernant le Registre de commerce et des sociétés (RCS) ainsi que la comptabilité et les comptes annuels. Le dépôt des comptes est rendu obligatoire dès le 1er janvier 2012.